I newsgroup possono essere facilmente confusi con i forum, ma sono qualcosa di completamente diverso. Infatti i newsgroup hanno un carattere decentrato, per permetterne la fruizione da parte di un numero molto elevato di utenti.

Gli articoli, infatti non risiedono tutti su un solo server, ma esistono migliaia di news server in tutto il mondo che distribuiscono ognuno un certo numero di gerarchie.

Quasi tutti i provider, insieme ai dati per poter accedere alla posta elettronica, forniscono l'indirizzo del loro news server. Se utilizzi un newsreader, cioè un programma per partecipare ai newsgroup, dovrai impostarlo inserendo l'indirizzo del server e gli eventuali nome utente e password.

La prima volta il newsreader si collegherà al newsserver e scaricherà l'elenco di tutti i newsgroup che il newsserver distribuisce. A seconda del newsserver, questo elenco può essere di poche unità o di decine di migliaia di newsgroup.

Negli ultimi anni il fenomeno dello SPAM (invio di messaggi pubblicitari indesiderati) ha raggiunto livelli preoccupanti e così gli amministratori dei news server si sono visti costretti a concedere l'accesso ai soli utenti della propria rete (università, rete aziendale, rete del provider). Ecco perchè se avete impostato il vostro newsreader col news server del provider A, quando vi collegate ad internet col provider B, non riuscirete a scaricare i nuovi messaggi nè a inviarne.

Ogni volta che un utente scrive un messaggio destinato ad un newsgroup, il newsreader trasmette il messaggio al news server, che a sua volta provvede a inoltrarlo a tutti gli altri server a cui è connesso, e così a catena, finchè il messaggio non avrà raggiunto tutti i news server che distribuiscono quel newsgroup.

Ovviamente esiste un particolare protocollo che regola lo scambio dei messaggi tra newsreader e newsserver e tra news server e newsserver: il Net News Transfer Protocol (NNTP), descritto dalle RFC977 e RFC1036.

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